Налоговая декларация 6 НДФЛ в 2026 году по новой форме ФНС России

Что такое декларация 6 НДФЛ?

Декларация по форме 6 НДФЛ — отчетный документ для налогового органа о произведенном налоговым агентом (работодателем, брокером или другими лицами) расчете и перечислении в бюджет налога на доходы физлиц как резидентов, так и нерезидентов РФ в зависимости от налоговой ставки (13%, 15% или 30% от суммы дохода).

В октябре прошлого года был зарегистрирован приказ ФНС от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ об утверждении новой формы 6-НДФЛ, порядка ее заполнения, формата представления в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах НДФЛ.

Новая 6-НДФЛ должна применяться с отчета за 1 квартал 2024 года (Приказ ФНС России от 9 января 2024 года № ЕД-7-11/1@ (зарег. в Минюсте 8 февраля 2024 года).

Однако в связи с принятием Федерального закона от 27 ноября 2023 г. № 539-ФЗ, которым изменены сроки уплаты НДФЛ с 1 января 2024 г., в новую форму потребовалось внести изменения.

Так, с 1 января 2024 года налоговые агенты должны уплачивать НДФЛ два раза за месяц, то есть на месяц приходится по 2 срока уплаты.

ФНС соответствующим образом скорректировала новую форму 6-НДФЛ, ее формат и порядок заполнения, а также форму справки о доходах физлица, утвержденные приказом ФНС от 19 сентября 2023 № ЕД-7-11/649@.

Сроки сдачи декларации 6 НДФЛ

Срок сдачи — за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять указанный расчет сумм налога на бумажных носителях. Для остальных предусмотрен электронный порядок сдачи отчетности.

Поскольку сроки уплаты НДФЛ в бюджет стали едиными для всех налоговых агентов, в разделе 1 формы 6-НДФЛ осталось четыре строки для сумм перечисления налога по срокам.

В первом — третьем кварталах заполняют три срока, а в четвертом квартале — четыре.

Например, в форме 6-НДФЛ за первый квартал 2024 года проставляют суммы, подлежащие перечислению до 28 января, 28 февраля и 28 марта.

В раздел 2 попадает общая сумма начисленных доходов за отчетный период, а также исчисленный с нее налог. Например, в раздел 2 за первый квартал 2024 года включают все суммы доходов, начисленных в период с 1 января по 31 марта, и НДФЛ с них.

Сроки уплаты по декларации 6 НДФЛ

Пошаговая инструкция и образец заполнения 6 НДФЛ за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и 2026 год по новым правилам

Заполнение декларации по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) является одним из этапов налогового контроля. Для успешного прохождения декларации в ИФНС необходимо правильно заполнить все поля, указав данные о доходах и удержанных налогах.

При заполнении формы 6-НДФЛ используются коды видов доходов и вычетов, установленные Приказом ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@.

Обратите внимание: двусторонняя печать 6-НДФЛ не допускается. Листы скреплять не нужно.

Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1.
3. Раздел 2.

На титульном листе указывают:

1. ИНН.
2. КПП, если заполняет организация.
3. Наименование, если заполняет организация, фамилию, имя и отчество — если ИП.
4. Номер корректировки.
5. Код ОКТМО.
6. Номер налоговой, в которую подают отчетность.
7. Код отчетного периода и календарный год.

В разделе 1 такие данные:

1. Код бюджетной классификации — КБК. Он зависит от вида дохода и ставки НДФЛ.
2. Налог, подлежащий перечислению по первому, второму, третьему и четвертому сроку.
3. Сумма этого налога.
4. Налог, возвращенный физлицам в отчетном квартале.

В разделе 2 — такие:

1. Ставка налога.
2. КБК.
3. Сумма начисленного физлицам дохода.
4. Количество физлиц, получивших доходы.
5. Сумма вычетов.
6. Исчисленная, удержанная, не удержанная, излишне удержанная, возвращенная налоговым агентом сумма НДФЛ по всем физлицам за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
7. Фиксированный авансовый платеж.

Первым шагом является заполнение титула декларации. В нем указывается полное название налогоплательщика, идентификационный номер налогового органа и номер свидетельства о постановке на учет. Важно также указать дату и номер составления декларации.

Далее необходимо заполнить разделы 2 и 3. В них указывается информация о доходах и удержанных налогах, а также налоговые вычеты и удержанные проценты. Важно отметить все даты и суммы, чтобы обеспечить точность и достоверность информации.

Нужно убедиться, что все цифры соответствуют действительности и не указаны неправильные суммы. В обязательном порядке следует сравнить среднюю зарплату по налоговому агенту с установленным минимальным размером оплаты труда. Если средняя заработная плата окажется меньше МРОТ, сумма налоговой базы могла быть занижена, что привлечет внимание налоговых органов.

Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?

В данном разделе нужно указывать выплаты, у которых срок перечисления НДФЛ попадает в отчётный квартал, отдельно за каждый месяц.

Строка 020 — предназначена для указания общей суммы НДФЛ, который был исчислен, удержан и подлежал перечислению на указанный в строке 010 КБК. Нужно отразить сумму с начала года, а именно:

• в расчёте за 1 квартал – с 01.01 по 31.03;
• в расчёте за полугодие – с 01.01 по 30.06;
• в расчёте за 9 месяцев – с 01.01 по 30.09;
• в расчёте за полный год – 01.01 по 31.12.

В строках 021-026 приводят детализацию по каждому из шести расчётных периодов последнего квартала. В п. 25 Порядка подробно расписано, в какой строке сумму какого периода нужно отразить. Должно выполняться такое равенство: строка 020 равна сумме срок 021-026.

Строка 021 — срок перечисления налога. Здесь необходимо указать дату, до которой необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Для зарплаты, расчёта при увольнении, выплат по гражданско-правовым договорам и дивидендам — это следующий рабочий день после даты выплаты. Для отпускных и больничных — последнее число месяца, в котором их выдали. Если выдали зарплату сотруднику 11 марта и в этот же день перечислили НДФЛ в бюджет, то в строке 021 укажите 12 марта.

Строка 022 — сумма удержанного НДФЛ.

Строка 030 — нужно указать общую сумму НДФЛ, которая была возвращена физическим лицам. В строках 031-036 эту сумму указывают в разрезе тех же сроков перечисления налога, что и в строках 021-026. Показатель строки 030 должен быть равен сумме показателей строк 031-036.

Исчисленный и удержанный налог, подлежащий перечислению, не нужно уменьшать на возвращённый налог. То есть из показателей строк 020-026 не нужно вычитать показатели строк 030-036.

При заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал текущего года в строке 020 нужно указать сумму налога, подлежащую уплате в интересующий период. В строке 030 отражают возвращённый физлицам налог за тот же период. В следующих строках отражают такие суммы НДФЛ:

• 021 – с 1 по 22 января;
• 022 – с 23 по 31 января;
• 023 – с 1 по 22 февраля;
• 024 – с 23 по 29 февраля;
• 025 – с 1 по 22 марта;
• 026 – с 23 по 31 марта.

В строках 031-036 отражают суммы возвращённого физлицам НДФЛ за те же периоды.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Данный раздел обобщает данные за все месяцы отчётного периода — с 1 января по последний день отчётного квартала. Здесь производится расчёт НДФЛ суммарно по всем физлицам, налог которым был исчислен по одной налоговой ставке и перечислен на один КБК. Если ставок / КБК применяется несколько, значит, и разделов будет несколько.

Строка 110: укажите доходы физлиц с начала года — до того, как из доходов вычли НДФЛ. Для второго квартала — зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно за какой период. Другие доходы, которые физическое лицо получило с января по июнь и с которых необходимо удержать НДФЛ.

Строки 111, 112 и 113 отвечают за разные виды начислений: дивиденды, выплаты по трудовым договорам и по договорам ГПХ. Укажите общие суммы с начала года. Строку 111 заполняют в отношении высококвалифицированных иностранных специалистов, хотя в правилах заполнения на это не указано. Определение ВКС приводится в ст. 13.2 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Налоговые агенты нередко ошибаются в строках с данными по ВКС

Строка 120 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.

Строка 130 — сумма вычетов по доходам из строки 110. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.

Строка 140 — сумма НДФЛ с доходов из строки 110.

Строка 141 — сумма НДФЛ только с дивидендов, если платили их.

Строка 150 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.

Строка 155 — заполняется только в отношении владельцев (участников, акционеров) компании-агента в том случае, если агент получал дивиденды от долевого участия в другой российской организации и заплатил с них налог на прибыль. Его сумма уменьшает НДФЛ собственника пропорционально доле участия агента в этой организации (п. 3.1 ст. 214 НК РФ).

Строка 156 — предназначена для отражения суммы налога с дивидендов от источников за пределами РФ, которые платятся в иностранном государстве, если с ним заключён договор об избежании двойного налогообложения.

Строка 160 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 140. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.

Строка 170 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.

Строка 180 — заполняйте, если удержали больше НДФЛ, чем полагалось. Предназначена для указания излишне удержанной суммы НДФЛ. Сюда относятся и переплата, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса физлица (был нерезидентом – стал резидентом).

Строка 190 — заполняйте, если возвращали налог работникам. Отражается сумма налога, возвращённая налоговым агентом. Далее в сроках 191-196 эта сумма детализируется по каждому из шести отчётных периодов.

Нулевой расчет 6-НДФЛ

Такого понятия как нулевой расчет по форме 6 НДФЛ не существует. Согласно действующему налоговому законодательству организации и индивидуальные предприниматели обязаны исчислить налог с доходов даже одного работающего у них человека.

Однако, если в отчетном периоде доходов не было, то и исчислять НДФЛ не нужно. НК РФ не обязывает агента сдавать в налоговую «нулевой» отчет 6-НДФЛ, что подтверждает и ФНС. Но, и запрета на его сдачу не предусмотрено: если в ИФНС сдать такой отчет, то его примут (Письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

Решая, есть ли смысл подавать в ИФНС нулевой отчет, учитывайте, делали ли вы это раньше. Если делали, то лучше его сдать, чтобы избежать блокировки счета. Это будет гораздо эффективнее и проще, чем потом его разблокировать.

Также следует помнить, что если хотя бы в одном квартале налоговый агент начислял доходы физическим лицам, надо сдать расчет по итогам этого квартала и всех последующих.

Например, Михаил — является индивидуальным предпринимателем и работает сам на себя. В марте он обратился к копирайтеру, с которым заключил договор, после чего он написал 10 статей для сайта. Михаил заплатил 10 000 рублей фрилансеру и 1495 рублей НДФЛ государству. Соответственно, Михаилу нужно сдать 6-НДФЛ за квартал, полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.

Что будет за нарушение сроков сдачи 6 НДФЛ?

Если не сдать отчет или не сдать его вовремя, то возможен штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, и что более неприятное — блокировка счёта в банке после 10 дней просрочили. Период просрочки считается с даты, когда надо было предоставить расчет, до даты, когда налоговый агент его предоставил (п. 1.2 ст. 126 НК РФ, п. 1 письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

В случае указания недостоверных сведений: 500 рублей за каждый недостоверный документ (ст. 126.1 НК РФ).

Налоговая декларация 6-НДФЛ: скачать бесплатно новую форму ФНС России 2026 года

На нашем сайты Вы можете бесплатно скачать актуальную налоговую декларацию 6 НДФЛ на 12.03.2026 по новой форме в формате TIF (данный TIF-шаблон рекомендован ФНС России и размещен на сайте АО «ГНИВЦ») и в формате PDF (данная машиночитаемая форма подготовлена на основании TIF-шаблона АО «ГНИВЦ» с использованием СПС «Консультант плюс» и «Гарант» и доступна для заполнения в программе Adobe Reader).